県内報道機関に対して、主要プレスリリースの他、組織委員会会議、各種イベント及び関連事業についてリリースを行った。

　

　大会期間中に共同記者会見場において定例記者会見を6回、臨時記者会見を4回実施し、大会に関する情報を提供した。

　

　

　当初計画は以下の一件であるが、後述のとおり、節目節目での説明会を開催した。

　2001年2月16日に秋田ふるさと村にて開催された「6Month Countdown Event」に合わせ、東京運動記者クラブ、東北各県政記者クラブ加盟社等に県内外の報道機関を招待して、事前説明会としてのメディアミーティングを開催した。

　参加は16社25人で、県外11社12人、県内5社13人であった。

　

　プログラム内容は以下のとおり

　

1997年6月5日

　　秋田ワールドゲームズ2001組織委員会発足について

　会場　岸記念体育会館内スポーツマンクラブ

1998年4月22日

　　IWGA会長記者会見

　会場　岸記念体育会館内スポーツマンクラブ

1999年3月2日

　　放送に関するテレビ・キー局各社に対する説明会

　会場　永田町全共連ビル

2000年12月7日

　　大会の概要発表とメディアガイドの発行について

　会場　日本体育協会記者クラブ

2001年1月9日

　　競技チケットの販売開始とスポンサー獲得状況について

　会場　日本体育協会記者クラブ

2001年1月26日

　　海外スポーツ記者協会 (AIPS) へのPR

　会場　大阪府ハイアットリージェンシーホテル

2001年4月23日〜24日

　　100日前カウントダウンイベントPR

　メディア15社を訪問して説明

2001年5月8日

　　出場予定選手記者会見及び開会式概要等について

　会場　日本プレスセンタービル

2001年7月30日

　　出場選手リストの発表について

　会場　日本体育協会記者クラブ

　

　国内は東京運動記者クラブ、東北各県記者クラブ、海外は世界スポーツ記者協会 (AIPS) 等を通じて案内し、取材希望者の申し込み・登録を行うこととした。

　日本語版及び英語版それぞれのメディアガイド第1版から第3版の作成と送付に伴い、案内及び登録を実施した。

●メディアガイド第1版

日本語版送付先

英語版送付先

●メディアガイド第2版

　内容/大会の概要、競技の概要

　第2次来会調査及び取材申請書、宿泊申込書

　発行/2001年2月中旬

日本語版送付先

　第1版送付先及び第1次来会調査回答社

英語版送付先

　第1版送付先及び第1次来会調査回答社

　トランスワールドインターナショナル社(TWI)、IOC、AIPS、日本外国特派員協会、AP、AFP、ロイター他

●メディアガイド第3版

　内容/大会の詳細
　　　　　取材申請書、駐車許可申請書

日本語版及び英語版送付先

　ID認定委員会の基本的事項の決定を待ち、登録受付は2001年4月1日より開始することとしたが、登録申請数が少ないことから、実際に登録作業を開始したのは6月末からであった。

　メディアを対象とするIDカードについては、他のカード対象者と異なり以下のとおりの分担となった。

　当初計画では合計で300人の登録を見込んでいたが、ワールドゲームズへの認識が深まると共に7月末から大会開始前までに登録申請数が急伸し、最終的に競技団体関係者及び市町村関係者を除くと、149社(内海外21社)、958人(内海外32人)の登録数であった。

　

　報道委員会等で早めの登録を依頼していたにもかかわらず、8月初旬から大会前半までの2週間に半数以上の登録申請が集中したことにより、直前の業務に大きな負担となった。

　情報管理班では選手の登録を最優先としていたため、報道関係者の確認書送付が遅れ、事前の確認書送付がほとんどできず、大会当日MACでの本人確認作業量が増加した。

　本来、本人確認の上MACで交付することとし代理人への交付を認めない方針であったが、当日の交付業務を少しでも軽減するために、主要な報道機関については代理交付を認めることとした。

　報道関係者の登録については、その資格審査が問題となった。できる限り広く報道機関に取材してもらいたいという希望と、同時に、できる限り情報量を大量に発信可能な報道機関を優遇するべきだという事務局としての義務、相反する条件が資格審査の規準設定を困難なものとした。

　事前の申込に関しては、全て登録申請を受け付ける。しかし、8月1日以降は日本新聞協会加盟社及び全国民間放送連盟加盟社のみを受け付ける事としてバランスを図った。

　大会直前から期間中にかけて、競技団体広報担当者や視察団体交付担当者等、他のカテゴリーで登録済みながら、メディアとして活動する者(複合カード申請者)の申請が多く見られた。当初から複合カード申請者を想定していたが、その数の多さは予想外であった。競技団体側にIDカードに関する認識が不足していたためであろう。

　また、IDカードには取材対象競技に制限が無いため、複合カード所有者にも取材制限を課することができない、という事態が直前になって判明した。しかし、競技団体の複合カード所有者が他の競技会場で入場チケット代わりにカードを利用するという事態は生じなかった。

　

　当初から、ID登録者に対して宿泊申込の受付を併せて実施し、報道関係者用の宿泊施設を斡旋することとしていた。

　メディアガイドにてメディアホテルとしてアルバートホテルを特定して紹介し、第2版に宿泊申込手続きと期限(2001年6月21日)を明示し宿泊申込書を添付した。期限内の宿泊予約についてはAOCで受け付け、オフィシャルトラベルエージェントである(株)ジェイティービーにまとめて送付し、期限後は直接(株)ジェイティービーへの申込を斡旋した。

　当初は全期間200室を準備したが、登録状況から6月初旬に100室程度を一旦リリースした。しかし、6月21日の期限後2週間程度まで駆け込み予約が殺到し、最終的にはシングル196室、ツイン10室の予約申込がなされ、延べ1,268人日、1日最大126人(8月16日)の宿泊予約となった。

　直前に申込が殺到したため、(株)ジェイティービーからの予約確認書の発送が遅れ、多くのクレームが相次ぐ結果となった。

　多くの報道機関において、ワールドゲームズに対する具体的な取材計画は大会直前1ヵ月前程度に決定したと推定され、そのため1ヵ月半前の申込締切は早すぎた期限であったと考えられる。しかしながら、宿泊ホテル側としては確保した部屋が残った場合、再度販売する時間が無いことから申込締切を延長することは困難である。報道機関の宿泊施設のコントロールは非常に難しい作業と言わねばならない。

　

　国内外におけるワールドゲームズの知名度はまだ低く、メディアの関心も高いとは言えない状況のなかで、秋田大会をより多くのメディアに取材、報道してもらうために、大会概要、取材活動情報を記載したメディアガイドブックを作成、配布した。メディアガイドブックの発行は当初2回を予定していたが、ワールドゲームズに対する理解を図る上で本大会の開催経緯や歴史、組織、コンセプト等から伝える必要があること、また本大会に参加する競技団体等からの情報が一元的に入ってこないことなどを考慮し、継続的な情報の提供を図る上から発行回数を3回としたほか、競技情報を補完するための別冊の発行も行った。

　配布にあたっては、地元及び東北各県の記者クラブをはじめ、国内については日本新聞協会や東京運動記者クラブ、各競技団体 (NF)、海外についてはIWGAや各国NOC及びIF、AIPS等を通じてメディアヘの周知を図った。

　

　初版発行当時は、各報道機関からの反応も鈍く、同時に実施した第1次来会調査結果(1月末)においても取材予定有りとの回答は30社程度であったが、第2版の発行に合わせて実施した第2次来会調査結果(4月末)では60社余りとなり、その後大会が近づくにつれてメディアの関心も高まり、最終的には149社、約958人が大会の取材に訪れた。

　

　大会の取材、報道に関するルールや情報の提供方法等について検討するため、秋田県報道懇話会の会員を委員とする報道委員会を設置し協議を行った。

　報道委員会は、秋田魁新報社の前川重明委員を議長として4回開催され、AOCの大会における報道対応の大枠を決めるための諮問的機間としての役割を果たした。