実質的な検討が始まったのは、第2回委員会(平成11年6月24日開催)からで、各テーマ毎の担当委員の分担が決められ、展示会関係では、会場の小間割及び出展料、会場設営及び運営委託先、参加勧誘手順等の検討が行われ、技術見学会関係では、見学先として“メガフロートとコンテナターミナル”、“海洋科学技術センターとメガフロート”、“リニアモーターカーとワインエ場”、“国立公害研究所と筑波市の他の研究所”等の案が出され、Ladies Pogram関係では、“東京湾周遊と海ホタル”、“禅寺、大仏等鎌倉散策”、“歌舞伎”、“川越の小江戸”、“江戸東京博物館”、“浜離宮・隅田川・江戸東京博物館”、“日光”等の案が出された。
その後、Ladies Program関係担当委員(安江委員、小野寺委員、原田委員)等による江戸東京博物館視察等も含めて、展示関係小委員会(平成11年7月22日開催)、第3回委員会(平成11年9月17日開催)を経て、展示会会場小間割(総36小間)及び出展料(1小間40万円)が決定され、幹事会にて承認された。並行して、展示会の案内パンフレット作成・印刷、勧誘先企業一覧作成、勧誘手順の決定が行われ、委員により分担しての展示会参加企業の勧誘が開始された。
第4回委員会(平成12年2月16日開催)及び臨時第1回委員会(平成12年3月14日開催)においては、前回3コースを準備したものの、参加者集めに苦労した経験を活かし、今回は技術見学会を2コースとし、“海洋科学技術センターとメガフロート”及び“リニアモーターカーとワインエ場”が選定された。一方、Lndies Programは同伴ご婦人がそれを期待して来られる方もいることを考慮して、前回通り2コースとし、“江戸東京博物館”及び“鎌倉散策”に決定された。その過程で、両者とも、前回の経験で、交通渋滞に巻き込まれる懸念のある場所は避けるべく、例えば日光、筑波学園都市等は選択に対象から外された。また、Ladies Programには、前回同様に委員の奥さん方を主体とした日本人協力者をお願いすることが確認され、通訳は技術見学会同様に不要とした。本第4回委員会では、椎原・加藤委員から提案された、湯島天神白梅太鼓の演奏をバンケットの余興とすることが、決定された。また、総務委員会の依頼を受けて、シンポジュームの宿泊及び行事関係ツアーの依託を受ける旅行会社の選定が行われ、JTBと近畿日本ツーリストの2社を技術見学会及びLadies Programツアーの見積もりを比較することにより選考が実施され、近畿日本ツーリストをシンポジュームの公式旅行会社とすることが決定された。一方、展示会参加企業の勧誘の成果は、各企業を取り巻く厳しい環境を反映して、遅々として上がらず、更に、平成12年3月9日開催の拡大幹事会にて、依託業者に勧誘も含めて丸投げする方法等も含めて展示会開催そのものの再検討を依頼され、急遽臨時第1回委員会を平成12年3月14日に開催し、対策を講じることになった。その結果、展示会開催に向けて、各委員が再度、企業を訪問して参加を依頼し、場合によっては、佐藤組織委員長及び青木学会長の協力も仰ぐことになった。
この頃になると行事委員会の関心事項は展示会参加企業の勧誘一色となり、第5回委員会(平成12年5月15日)の時点、参加申込が16社17ブースで目標36ブースの約半分に留まり、幹事会を含めての周囲からのプレッシャーも大きくなったこともあり、経費を含めての見直しを行い、収入に対する経費の差(マイナス)が最小となる約30ブースの獲得を目指すことが決定された。また、展示会関連経費を抑える為及び出展参加申込みが思うように伸びない状況を勘案して、Directoryの作成を行わず、同時に広告のみの募集も行わないことも決定された。
この決定に対して、平成12年6月2日に開催された拡大幹事会において、Directoryの作成は日本の舶用機関・機器メーカの一覧を作成して、海外からの参加者に配布する目的もあるとして、Directory作成を再度検討するように要請があり、行事委員会にて再検討することとなった。その結果、急遽、臨時第2回委員会(平成12年6月7日)を開催することになり、その席上、委員全員で一致協力して展示会参加企業勧誘に当たること、Directoryは作成するが、広告募集も含めて、その一切を依託業者に依頼すること、展示会にアカデミックブースを設け、両商船大学及び公的研究機関に参加を依頼することが決定された。このアカデミックブースの案は、伊藤委員及び沼野委員の提案であったが、当時の参加企業の少ない状況を打開し、尚且つ、今回のシンポジューム展示会の一つのEp?h-makingとなるアイデアであった。早速東京商船大学及び神戸商船大学に参加を依頼して、協力を要請した。
