2-3の業者より、見積もりの提出を受け、ヒアリングの結果、日本コンベンションサービス(株)に協力を願うこととした。委託内容の主なものは、開催マニュアルの製作、事前受付け業務、当日の受付け業務、ホームページの作製・掲載等である。準備段階における同業者からの寄与については疑問符がつくものもあったが、当日の受付け業務に関しては手際良く処理され満足のゆくものだった。
1.2 参加の促進
関連業界の状況より、今回の参加者は前回より50名少ない400名を目標として活動した。平成10年秋に製作・発送した1stアナウンスメントに続いて、平成12年春に2ndアナウンスメントを製作・送付しISME YOKOHAMA'95の関係者を中心にISME TOKYO 2000の開催を広報した。さらに、当学会機関紙は当然のこと、関連学協会への開催広告の掲載依頼を行い、加えて開催ポスターを製作・配布した。ポスターについては、緊縮財政を考慮してISME YOKOHAMA'95に使用したポスターを部分的に修正してISME TOKYO 2000用に再作製した。原図は、船舶技術研究所の職員による力作である。ISME TOKYO 2000が周知されたと思われる5月に、関連機関、関連会社に実行委員長名による直接の参加呼びかけを行った。5月の第1回呼びかけに続いて、8月に第2回の呼びかけを行い、結果として国内外合わせて441名の参加者により、ISME TOKYO 2000が開催された。目標以上の参加者が集まり、参加促進への努力は報われた。今後への教訓の一つとして、印刷業者の選定に当たっては、価格のみならず業者の実力に合わせた当方の校正時間の労力を見積もる必要があることを痛感した。
1.3 準備段階における予算管理
予算の管理に関しては、年度の問題、助成金の問題、学会資金の問題等複雑に絡み合うため、学会事務局の内山顧問をチーフとし、学会経理担当、ISME事務局、総務委員会幹事、論文委員会幹事、行事委員会幹事というメンバー構成による小幹事会を設立して対応した。
1.4 会場の設営とサービス
会場設営の企画を当委員会が行い、実作業は都市センター会館に依頼して設営した。看板の製作・配置、来賓の部屋、事務局の配置、受付けデスク、情報デスク、旅行デスク、開会式式場の設営企画、当日必要とするパソコン、携帯電話、コピー機、水さし、花束等詳細な計画に基づき都市センター会館との打ち合せの結果、ほぼ満足出来る運営がさなれたものと自己評価している。サービスとして、参加者へは論文前刷集を収納用の特製バッグに収めて配布した。さらに、同バッグのなかには、プログラム、ランチマップ、主に展示会出展会社のDirectoryに加え参加の記念品として特製のネクタイピンを入れた。会場にあっては、緊迫したシンポジュームの合間にいくらかでも寛いで頂きたいとコーヒーサービスを実施した。会場側との粘り強い交渉の結果、緊縮財政を考慮して、コーヒーメーカーをレンタルし、アルバイト学生によるポットのリフィル、セルフサービスという形での提供とした。期間中展示会の参加者分も含めて約1300杯の利用があり、数量から判断して満足されたものと考えている。
なお、論文集等のバッグヘの袋詰め作業、会場における写真撮影、各講演会場における実行委員のアシスト、上記のコーヒーサービスの実動部隊には、東京商船大学の学生の助力を仰いだ。
2. 論文委員会総括
論文委員会委員長 波江貞弘*
論文委員会委員 平岡克英**
論文委員会は委員20名、協力委員2名で構成し、準備委員会1回、論文委員会8回、論文委員会幹部会1回を開催した。
セッションの構成は特別講演(SL)1テーマ、基調講演(KN)3テーマ、パネル討論(PD)4テーマ、一般講演とした。基調講演とパネル討論は一般講演とは独立にプレナリセッションを基本として構成し、一般講演は6室並列セッションとした。
*正会員 運輸省 船舶技術研究所
**正会員 運輸省 船舶技術研究所
