苦情の申立ては、定められた必要事項(氏名・住所、苦情内容、審査に当たって参考となるべき事項)を記載した苦情申立書により行わねばならない(総合条例第31条)、ただし、書面によることができない場合は、口頭により申立てをすることができる(規則第2条)。口頭による申立ては、申立人からの聞き取りにより、申立書を作成し、その内容を読み上げたうえで、申立人に内容を確認するという一連の手続きを取ることになっている。
エ. 権限等
実際、条例第31条に基づく苦情の申立てがあったときは、速やかに当該苦情の申立てに関して審査しなければならず、審査の開始及び結果に関しては、苦情申立人及び広域連合長にその旨を通知する必要がある(総合条例第33条)。この通知方法は、規則第3条に詳しく定められている。審査を開始するときは苦情審査実施通知書を苦情申立人及び広域連合長に通知する。もし審査を行わないと判断したときは、理由を付して苦情について審査しない旨の通知書を苦情申立人に通知する。また、審査の中止や打ち切りの場合も同様に理由を付して苦情申立人及び広域連合長に苦情審査(中止・打ち切り)通知書を通知することになっている。申立てに係る苦情の審査の結果については、苦情の申立てを受け付けた日の翌日から起算して45日以内に、苦情審査結果通知を苦情申立人に通知しなければならない。ただし、この期間に通知できない理由があるときは、その旨を苦情審査状況報告書により苦情申立人に報告する必要がある。
オンブズパーソンが、苦情の審査として必要があると認めるときは、広域連合に対し説明を求め、その保有する帳簿等関係書類その他の記録を閲覧し、もしくはその提出を要求し、又は実地調査することができる。同様に、関係人又は関係機関に対し質問し、事情を聴取し、又は実地調査することについて協力を求めることができる。更に、専門的又は技術的な事項について、専門機関に対し調査、鑑定、分析等の依頼をすることができる(規則第4条)。措置については、オンブズパーソンが是正又は改善の措置を講ずるよう広域連合長に勧告したときは、広域連合長に対し是正等の措置について報告を求めるものとし、報告を求められた広域連合長は、勧告を受けた翌日から起算して60日以内に、オンブズパーソンに対し是正等の措置について報告するものとする。措置状況の報告は、オンブズパーソンによって苦情申立人に対しなされる(規則第5条)。オンブズパーソンが行った勧告等の公表は、個人情報の保護を考慮しつつ、広域連合及び市町の広報紙に掲載等を行う(規則第6条)。また、オンブズパーソンは、上記のような活動状況に関する報告を取りまとめ、毎年度四半期ごとに広域連合長に提出するとともに、これを公表しなければならない(総合条例第34条)。これらのごとく、オンブズパーソンは、申立てられた苦情の審査、審査に基づく勧告、内容の公表を主な権限としている(総合条例第25条)。
