(2) 既存保護方策の見直し
住所変更のワンストップサービスの基礎となる基本4情報を管理している市町村では、人ロカバー率でいえば、その大半が条例、規則等何らかの保護法策を有しているが、これら条例等で今後の住民基本台帳ネットワークの構築、運用、さらには住所変更ワンストップサービスの実施に問題がないかについて見直しを進める必要がある。見直しにあたって特に考慮しなければならない点は以下のとおりである。
1] 既存条例等との整合性
自治体が制定している条例等の保護措置内容は異なっており、ネットワークの普及の中でそれを有効に活用する上では必ずしも対応できなくなってきている状況がある。
既存条例等の見直しの必要な事項でもっとも重要なものは、既述のとおり、いわゆる、オンライン結合禁止条項である。
最近制定された条例や、既存の条例の改正において、「法令に特別の定めがある場合または個人情報について必要な保護措置が講じられている場合で、予め審議会の意見を聴いて必要かつ適切と認められた場合」はオンラインで情報を伝達することができるような記述になってきている。住民基本台帳ネットワークの場合はまさに、「法令に特別の定めがある場合」に該当し、なおかつ「個人情報について必要な保護措置が講じられている場合」であるといえよう。
この条項は元々、個人情報の不当な利用による権利・利益が侵害されることを防止することが目的なのであり、オンライン結合自体が禁止されるものではないのである。法律的な正当性と適切な措置があれば、個人情報のネットワーク上での利用による、サービスの質の向上や行政事務の効率化を目指すこと自体は否定されるべきものではないはずである。
既存の条例が対象としている個人情報の範囲についても見直しが必要とされよう。多くの自治体において、電子計算機処理に係る個人情報に対象を限定しており、マニュアル処理の個人情報の直接的な保護措置がないという問題がある。情報技術の進歩により、紙の情報と電子ファイル情報との区分が明確でなくなっていることから、一面だけを規制することは不合理になりつつある。
各自治体は、改正住民基本台帳法による住民基本台帳ネットワーク構築に備えて、上記の趣旨に沿った、既存条例の見直しが求められよう。
