相互事務委託方式とは、このうちiとviの交付請求書の受付業務及び証明書交付業務を各市町村が他の21市町村に事務委託するものである。既に一部地域で行われている協議会方式による広域交付では、構成市町村の代表である協議会会長が認証することになるが、相互事務委託方式を採用したことで、住所地市町村長の認証になるところが特徴である。
技術的にも、高解像・高速伝送が可能なISDN回線によるG4FAXを利用するシステムであり、コンピュータによるオンライン・ネットワークとは全く異なる。そのため、設備コストが低く、ソフトウェア開発も不要であり、短期間での導入が可能である。
認証印は、予め住所地市町村のG4FAXに電子公印として内蔵されている。住所地市町村は認証印のない住民票の写しを作成し、認証印となる電子公印と併せて交付地市町村に送付する。交付地市町村では、これをG4FAXにより受信した後、電子公印を所定の位置に押印する。即ち、認証印は住所地市町村で写しに印刷してから交付地市町村にFAXするのではなく、公印の印影の画像記録そのものを住民票発行の都度交付地市町村に送信し、交付時にG4FAXで併せて印刷するのであり、公印の管理という観点からも住所地市町村において押印したものと同じ扱いとなる。
また、セキュリティ対策として、誤送信を防止するためのダイアル短縮機能の利用、偽造・変造を防止するための改ざん防止用紙の採用を行っている。
実際の事務の流れは次のようになる。
住民は、交付地市町村の窓口に住民票の写し交付請求書を提出する。交付地市町村職員は記載漏れ等のチェックを行った後、当該請求書をG4FAXにより住所地市町村に送付する。
請求書を受理した住所地市町村では、原本照合等の審査を行った後、住民票の写しを作成して電子公印と併せてG4FAXにより交付地市町村に送付する。このとき送信枚数と手数料額も連絡する。
交付地市町村のFAXには所定の位置に電子公印が押印され出力され、これを住所地市町村長名で認証された写しとして、住所地市町村の手数料条例に基づく手数料を徴収し、領収書とともに交付する。
手数料額については、1通当たり350円、300円、200円と市町村によって区々であるが、それを変更することなく請求者の住所地市町村の条例に定める額を徴収することとした。交付地市町村では、この手数料収入の中から1通あたり150円とされている事務経費を差し引いた残額を出納閉鎖期日までに住所地市町村に返還する。
