一 当該資料が専用の場所において適切に保存されていること。
二 当該資料の目録が作成され、かつ、当該目録が一般の閲覧に供されていること。
三 次に掲げるものを除き、一般の利用の制限が行われていないこと。
イ 当該資料に法第五条第一号から第三号までに掲げる情報が記録されていると認められる場合において、当該資料(当該情報が記録されている部分に限る。)の一般の利用を制限すること。
ロ 当該資料の全部又は一部を一定の期間公にしないことを条件に個人又は法第五条第二号に規定する法人等から寄贈又は寄託を受けている場合において、当該期間が経過するまでの間、当該資料の全部又は一部の一般の利用を制限すること。
ハ 当該資料の原本を利用させることにより当該原本の破損若しくはその汚損を生じるおそれがある場合又は当該資料を保有する機関において当該原本が現に使用されている場合において、当該原本の一般の利用の方法又は期間を制限すること。
四 当該資料の利用の方法及び期間に関する定めが設けられ、かつ、当該定めが一般の閲覧に供されていること。
2 前項に規定する資料は、他の機関(行政機関であるものに限る。)から移管を受けて管理しようとするものである場合には、当該他の機関において、第十六条第一項第八号に規定する保存期間が満了しているものでなければならない。
(法第三条の政令で定める者等)
第四条 法第三条の政令で定める者は、次に掲げる者とする。
一 警察庁にあっては、警察庁長官
二 国立大学にあっては、その大学の学長
三 大学共同利用機関にあっては、その機関の長
四 学位授与機構にあっては、その長
五 国立学校財務センターにあっては、その長
六 最高検察庁にあっては、検事総長
七 高等検察庁にあっては、その庁の検事長
