情報公開のために2日も都合をつけなければならないとなると大抵の人は二の足を踏むのではないかと想像される。情報公開制度の本来の目的は、地域住民に行政にもっと関心を持ってもらい、積極的な参加を促すということにある。そのためには、情報公開制度が身近なもの、気軽に行えるものとして市民に感じてもらうことが必要である。
そういった中、情報公開をもっと気軽に利用できる方法はないかということを検討していく上で、インターネットの利用が浮かび上がってきたのは、当然の成り行きといえるかもしれない。
3 E-mailによる公開請求の受付
(1) HP上の公開請求書
従来から橿原市では、情報公開の請求は、郵便やファクシミリ、E-mailでも受け付けており、その場合に請求書のフォーム(様式)は規則等で定めたものでなくても必要事項さえ記入されておればよいという弾力的な運用をしている。また、橿原市のHPには、情報公開のコーナーもあり、制度の概略、条例文などを掲載しているところであるが、このHPから公開請求書のフォームを取り出すことができれば、市民は自宅や職場のプリンタを使って印刷することができる。あとは、必要事項を記入して市窓口へ持参すればよいわけだから、情報公開がぐっと身近なものになるはずである。そこでこれを発展させ、画面上で「住所、氏名、公開内容」などの必要事項を入力できるようにし、「送信ボタン」をクリックすれば請求フォームに入力された内容が E-mailとして自動的に市窓口に発信される仕組みにしたわけである。橿原市の公開請求書には、押印は不要であり、E-mailであっても不都合はない。
(2) E-mail請求の受付
市窓口に発信された E-mailは、インターネット担当の企画課が開封し、庁内LANにより情報公開室に配信される。請求の受付日は、企画課がE-mailを開封した日としている。E-mailは、役所の閉庁日であっても発信できるので、公開決定期間の算定を明確にするために、受付日は発信した日や市のメールボックスに到達した日ではなく、あくまで市がE-mailを開封した日とするものである。
