3 情報公開と文書管理システムとの関係
情報公開制度等の制度化に伴い作られたシステムとして、滝沢村の文書管理システムは、以下の点で情報公開制度等に即したデータの活用を行っている。
(1) 文書の件名における個人情報等の非公開項目についての運用
業務用件名と公開用件名に区別して運用することにより、公開請求権者が、目的の文書を件名で検索する際にも、不都合が生じないこととしている。
(2) ファイリング・システムの管理機能
ファイリング・システムの管理機能を併せ持つことにより、検索された文書の取出しを容易に特定し、取出すことを可能とした。
(3) 公文書の様々な検索(図-5参照)
公文書の検索については、文書の種類、文書の日付、ファイル基準表、担当課ごと、件名(件名については、あいまい検索も可能。)等による検索を可能とし、公開請求権者への便宜を図るものとした。
(4) 公開請求者に対する公開、非公開等のお知らせ(図-6参照)
収受文書及び起案文書共に、情報公開制度等における公開、非公開等の判断を一義的に担当者があらかじめ入力するため、公開請求権者が公文書の公開請求を行った際、当該文書の検索結果により即座に当該文書の情報公開制度等上の性質(公開、一部非公開及び非公開)を公開請求権者に知らせることができる。
(5) 公開請求権者への件名等一覧の配布
公文書の検索はすべて文書管理システムにおいて行うことにより、滝沢村においては、検索目録等の冊子は置いていない。検索の結果は、必要がある場合は、プリントアウトして公開請求権者へ提供することとしている。
