(3) 文書の決裁機能
収受文書又は決裁文書は、原本が回覧又は決裁され、最終決裁権者又は決裁が終了し担当者に当該文書が回った際に、回覧又は決裁終了の処理を行う。
この処理により、当該文書が公開用の検索データとして使用が可能となる。
(4) 文書の検索機能
文書の検索は、検索画面から行う。この場合、業務としての検索と情報公開制度等に伴う、公開請求権者による検索パターンに区別される。
ア 業務用検索
登録された業務用件名等の詳細情報すべてが担当課のみ検索できることとなる。
イ 情報公開制度等に伴う、公開請求権者による検索
決裁済み文書が対象となり、検索結果の当該文書の件名は、公開用件名となる。
(5) 文書の保存・廃棄機能
文書の保存については、担当課から総務課へ移管される時に、保管しているファイルボックスから個別フォルダーを取出し、個別フォルダーに貼られたバーコードシールを読取り、保存する保存箱とデータをリンクさせることにより行う。このことにより、保存箱の中の個別フォルダーを文書管理システムで検索可能としている。
