ア　収受文書の概要を文書管理システムに入力(図-1参照)

収受文書に記載されている日付、文書番号、件名、発信者名、受信者名等を画面に従い入力する(案内状、カタログ、パンフレット等の応答を必要としない文書等は、文書管理システムには登録しないで単に回覧するに留める。また、伝票類に関しては、財務会計システムにて処理する)。

　

図-1　文書収受処理画面

　

イ　ファイリング・システムに関する事項を入力(図-2参照)

収受文書をパソコンの中にあるファイル基準表に従い選択し、大分類、中分類及び個別フォルダー名を選択する。この際、個別フォルダーを選択すると同時に、当該収受文書の保存年限、収納する個別フォルダーの色が画面に表示される。

　

図-2　フォルダー入力処理画面

　

ウ　収受文書決裁伺書

入力事項等をプリントアウトした「収受文書決裁伺書」を収受文書の上に添付して、回覧する。(「収受文書決裁伺書」とは、収受文書については、回覧であり決裁という概念がないが、軽易な照会等については、回覧と同時に回答案等を記入し、当該回答案についての決裁を仰ぐという観点からこのような名称とした)。

前ページ　　　目次へ　　　次ページ