以上のことから、文書管理システムの導入に当たっては、情報公開制度等への対応が起因となり、従来の文書事務の見直しを含めた形での抜本的な文書事務改善を目的として進められることとなったわけである。

　

2　文書管理システムの機能概要

　

　

滝沢村の文書管理システムの機能は、前述のとおり情報公開制度等における公文書の検索システムとファイリング・システムの管理を目的として開発されたことにより、文書そのものを電子化し保存することを目的とするシステムではない。このことを理解していただき、以下滝沢村の文書管理システムの機能について説明させていただきたい。

　

文書管理システムのメニュー画面。

職員は、文書の収受、起案等の事務は、必ずこのシステムを使用しなくてはならない。「文書担当課」は総務課職員、「ファイル保守」は総務課文書担当のみが開くことができる。

　

(1)　文書の収受機能

役場に郵送等により到達した文書等については、総務課にて受領し、各担当課に回付される。担当課では、当該文書に係る事務の担当者が文書取扱主任の命により文書を収受する手続を文書管理システムにより行うこととなる。

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