3 本システムの機能概要
(1) 登録
請求又は申出案件の登録(と担当課への送付書作成)を行う。
登録項目としては、請求書の請求日、収受日、請求者名、請求概要、請求申出の別、担当課所名、登録番号等。
(2) 履歴照会・文書検索
過去の公開データ及び文書管理電算システムデータの照会・取り込みを行う。
検索キーとしては、公文書の件名、文書番号、施行年度(月日)、登録番号等。取込項目としては、公開履歴からは、各種通知書に記載が必要な項目のすべてを取り込み、文書管理電算システムからは、公文書の件名、文書番号、施行年月日を取り込む。
(3) 決定通知書・不存在等通知書等の作成
請求者あてに処分内容等を通知するための各種通知書の作成を行う。
登録項目としては、公文書ごとの公開等の処分内容、非公開該当条項、非公開理由、非公開部分、時限非の解除時期、請求不適合の内容及び理由、情報分野、担当班係名・電話番号等。
(4) 延長通知書の作成(全部延長、一部延長)
公文書の公開決定までの期間を延長する場合の通知書の作成を行う。
登録項目としては、延長後の決定期限、延長の理由、公文書の一部について決定期限を延長する場合の対象公文書の件名、担当班係名・電話番号等。
(5) 意見照会書等の作成
県以外のものから公開に関する意見を聴くための照会書等の作成を行う。
登録項目としては、照会書には、意見照会先名、対象公文書の件名、対象公文書に含まれる情報名、担当班係名・電話番号等。公開する場合の通知書には、意見照会先名、公文書の件名、公開する情報、公開期日、担当班係名・電話番号等。
