(3) データ入力の簡便化と所要項目のチェック
各種通知書の通知内容として必要になる「非公開理由」「請求不適合の理由」「延長理由」等については、請求の内容、対象公文書に含まれる非公開情報の状態等により、対象公文書ごとに個別に判断されるものであるが、ある程度一定のパターン性が存在する。このため、いくつかの代表的なパターンを例文として用意し、それらをマウス操作により取り込んで、そのまま用いたり、あるいは、必要な加筆、訂正を行った上で用いられるような機能を設けることとした。これにより、キーボードからの入力は必要最少限に抑えられるようになると考えられている。
また、各種通知書の作成に当たっては、一定の形式的要件と非公開決定の理由付記等の要件に不備がないよう細心の注意が求められるが、所要項目のチェックとパターン処理により、一定水準の要件を漏れなく備えた通知書の実現を図ることとした。
更に、1件の請求で、同一種類の多数の公文書が公開対象となる場合などには、それぞれに同じ決定内容が適用されることが多いため、ある対象公文書の決定内容を、他の同一種類の対象公文書の決定内容としてコピーが行える機能を設け、事務処理の軽減を図ることとした。
(4) 任意のアプリケーションによる統計処理
本来のシステム化の目的のひとつが、この統計処理にあるが、庁内LAN・WANの利用により、これまでは、総合窓口でしか利用できなかった登録データの統計利用が、各実施機関、担当各課においても可能なものとすることとした。
(5) 個人情報の保護
本システムにおける個人情報の保護は、システム設計上の最重要事項のひとつとなっている。そのため、本システムに登録する個人情報は、公文書公開請求書に記載されている請求者の氏名(名称)だけにとどめ、請求者の住所、郵便番号及び連絡先電話番号については、一切登録しないこととした。
また、総合窓口は、公開事務全体の流れを把握するため、結果的に公開請求に係る個人情報を取り扱うこととなるが、請求者の個人情報を適正に保護するため、請求者の氏名(名称)へのアクセスは、公開請求を受けた直接の担当課以外はできないものとした。
