2 システム機能の検討
「公文書公開請求管理システム」には、条例・規則・事務処理要綱等の規定と実務面からの要求の満足、更には、システム設計時に予定された形で使われるためには、単に必要とされる機能を満足するだけのものではなく、システムを利用して事務処理を行うことのメリットが、パソコン操作の困難性等のデメリットを上回る必要があると考えられた。
(1) 文書管理電算システムとの連携
千葉県では、平成8年度から知事部局の本庁において、「文書管理電算システム」により、文書の起案から保存、廃棄に至る文書のライフサイクル管理を行っており、平成12年4月からは、教育庁においても、知事部局のそれとほぼ同様のシステムを稼働させる予定となっている。
これらの「文書管理電算システム」には、公文書公開に関する決定を行う際に必要になる、起案文書の件名、文書記号番号、施行日等のデータが登録されている。
これらのデータをコンピュータ処理により検索・特定し、各種通知書のデータとして取り込むことにより、手作業による文書の検索やキーボードからの件名等の入力が不要になると考えられたため、この「文書管理電算システム」を、新たに構築する「公文書公開請求管理システム」と連携させることとした。
なお、「文書管理電算システム」は、文書の起案等及びライフサイクル管理を行うことを目的に構築されたものであり、現在登録されているデータは、知事部局の本庁のみ(平成12年4月からは教育庁の本庁が稼働開始予定)の起案関係文書を主な内容とするものとなっている。
(2) 公開事例データの活用
過去の公開事例データは、たびたび請求される文書や月ごとに新規に作成される文書等の公開決定に当たり、そのまま用いたり、月の表示等を直すだけで活用可能な場合がある。このため、本システムでは、新たな決定通知書の作成に当たり、過去のデータを検索し、取り込めるものとした。
