(2) 地方公共団体の開示請求受付窓口に必要な役割と機能
ア 開示請求書フォーム(作成ツール)格納
開示請求者(住民)が、地方公共団体のホームページから容易に開示請求書フォーム(作成ツール)をダウンロードできる。申請書フォームは従来の書類の開示請求書のオリジナルを再現しており、ファイルサイズは極力小サイズであることが望ましい。これは、ネットワークに対する負荷及びダウンロードに要する時間を少なくするためである。
イ 開示請求者認証機能
開示請求者があらかじめ登録(認証)され「ユーザID」「パスワード」などによる申請者認証機能を有することが、以後の開示決定通知書や開示対象文書のオンライン送信を可能にする。第5章4節の事例にあるように、橿原市では開示決定通知書の郵送到達により開示請求者が実在することを確認している。
ウ 開示請求書ファイル受付機能
開示請求者が開示請求書作成ツールを用いて作成した開示請求書ファイルを受け付ける機能を提供する。受け付けられた開示請求書ファイルは、即座に開示請求受付窓口に電子メール等により転送される。
エ 行政文書検索機能
「行政文書ファイル目録データベース」を利用して、受け付けられた開示請求書ファイルの内容に合致する行政文書を検索・特定する。
オ 所管課への転送機能
特定した行政文書を所管する課に対して、開示請求書の送付を行う。その際、庁内LANを利用した開示請求書ファイルの転送が望ましい。
力 開示決定通知の送信機能
所管課で開示の決定が行われた場合、これを受けて開示決定通知書を作成し、開示請求者に対して電子メール等によりその旨を通知する。
キ 開示対象文書の送信機能
開示請求者が電子メールによる配信を希望する場合、開示請求者の登録情報をもとに、開示請求者に対して電子メール等により開示対象文書を電子データファイルとして送信する。
(3) 地方公共団体の行政文書所管課に必要な役割と機能
ア 開示可否の協議・決定
開示請求受付窓口から転送された開示請求書をもとに、開示可否の協議・決定を行う。
