イ 開示対象文書の電子データ作成
開示の決定を行った場合、その旨を開示請求受付窓口に連絡するとともに、必要に応じて開示対象文書の電子化を行う。開示対象文書が電子文書として現存する場合は開示請求者が閲覧可能なファイル形式に変換し、開示対象文書が書類としてのみ存在する場合はイメージスキャナ等によりデジタル画像情報に変換する。
開示対象文書あるいは開示対象文書の電子データを開示請求受付窓口に送付する。
3 検討課題
インターネットを活用した開示請求の受付と開示を行うための課題を整理する。
(1) 本人確認とセキュリティの確保
インターネットを活用した開示請求の受付と公開を行う場合に問題となるのは、開示請求者の本人確認とセキュリティの確保である。一般に、セキュリティと利便性とコストという三つの要素は、相互にトレード・オフの関係にある。各公共団体の実情や規模などに応じて、これらの要素を総合的に検討した上で本人確認及びセキュリティのための仕組みを検討すべきであろう。開示請求をオンライン化する場合に検討すべき事項をあげてみると、次のような事項が想定される。
・請求権者を「当該自治体住民に限る」などとしている場合及び個人情報保護条例に基づく本人開示の場合には開示請求書を送信した者が開示請求者本人であることの確認が必要である。
・開示請求書ファイルに含まれる情報が他者によって盗み取られないようにするため、請求書ファイルの送信時におけるデータの安全を確保する方法の検討が必要である。
・電子データによる開示請求内容が、改ざんされることを防止し、また改ざんなどの有無を検証するための方策の検討が課題となる。
・開示請求書ファイル送信者及び地方公共団体の開示請求受付窓口双方における送信・受信の確認が必要である。
これらの問題を解決するためには、暗号技術その他の電子的な仕組みをベースにしつつも、人間による本人確認を含め、想定される懸案課題を解決するために総合的な検討をすることが必要である。
