(1) 開示請求者(住民)側に必要な役割と機能
ア 開示請求書フォーム入手機能
開示請求者はインターネットを通じて地方公共団体のホームページにアクセスし、「開示請求書フォーム」をダウンロートして入手することができる。
この際、開示請求書フォームをダウンロートすることなく、地方公共団体のホームページ上に開示請求書フォームを用意しておき、開示請求者は開示請求書フォームに必要事項を入力・送信することにより請求内容が電子メールとして地方公共団体に自動的に発信される方法もある。
前者の開示請求書フォームをダウンロードする方法は、請求者側で記入した開示請求書を保存・管理できるというメリットがあるが、請求者側の環境を考慮する仕組みを構築しなければならないというデメリットもある(すべてのクライアントがWindowsマシンであるとは限らない)。これに対し後者の方法は、クライアントの種別を問わないというメリットがあるが、請求者が記入した開示請求内容を送信前に印刷出力しない限り、開示請求内容が申請者側には保存されず、以後の請求内容の確認や問合せなどの際に不具合の生ずる可能性が考えられるというデメリットがある。
イ 開示請求書作成機能
開示請求者は行政側から提供される適切な入力インターフェースをもとに「開示請求書ファイル」を作成・保存する。この際、開示請求書の記入は過不足なく行えていることが、開示請求者と地方公共団体の間のやりとりの手間を省くこととなり、そのための自動チェック機能を有する開示請求書作成ツールによる提供が望ましい。
ウ 開示請求書送信機能
開示請求者はインターネットを通じて、地方公共団体の「請求受付窓口(ホームページ)」にインターネット・ブラウザを利用してアクセスする。その際、必要があれば「ユーザID」「パスワード」などによる申請者認証機能を付加することもできる。個人情報保護条例に基づく本人開示を実施する場合にはより確実な本人認証が必要となる。開示請求者は請求受付窓口(ホームページ)に対して開示請求書ファイルの送信が行える。
開示請求者・地方公共団体間の通信には、暗号化などのセキュリティ対策を講ずることが望まれる。
