(2) データ変換機能
検索要求及び検索結果に従い、行政文書ファイル目録データベースに管理されているデータをHTML形式その他画面表示に適したデータ形式のデータに変換した上で、所在案内システムの端末に画面表示させるデータ変換機能を用意する。
(3) へルプ機能
所在案内システムの検索方法の解説や行政情報の閲覧方法を、ヘルプ機能として用意する。また、検索システムの利用のためにチュートリアル機能を付加することも検討するのが望ましい。
4 インターネットなどによる行政文書ファイル目録の提供
所在案内システムの端末を設置できる庁舎建物や公共施設などから遠隔地に居住する住民への対策として、インターネットやケーブルテレビなどによる行政文書ファイル目録の公開が考えられる。
このサービスを実施する際には、文書件名や書誌事項を提供するだけでなく、公開の可否等を決定するための機能を、前述の検索機能、データ変換機能とともに提供する必要がある。
