3 所在案内システムに求められる機能
所在案内システムを整備する際、求められる機能を整理すると次のとおりである。
(1) 検索機能
ア 書誌事項検索機能
所在案内システムのクライアント端末には、文書件名及びその書誌事項(文書分類、所管課、作成者、作成時期・取得時期、保存期間等)ごとに入力フィールドが用意される。この入力フィールドに任意の語を入力し、又は選択可能な複数の語の中から選択して指定し、ボタンを押すことなどにより、当該書誌事項の検索を実行する。そして、その検索結果としての行政文書件名やその書誌事項などを、画面表示したり、プリントアウトするなどして出力する機能を用意する。
イ 分類検索機能
行政文書分類基準表に従った分類項目(大分類・中分類・小分類等)を選択できるボタンが用意され、任意の分類項目を選択して、該当するファイルを出力する機能を用意する。
ただし、行政文書分類基準は、あくまでも公務員が行政目的で利用するために作成されているものであるから、住民等にとって理解しやすいものであるとは限らず、利用しやすいものであるとも限らない。そこで、この機能を実現する場合には、分類基準の意味・機能・構造などを住民等にも理解してもらえるように、ヘルプ機能やチュートリアル(Tutorial)機能(CAI(Computer Assisted Instruction)の一形態でソフトウェア製品の操作方法などを体験的に学習する)を付加することも検討するのが望ましい。
