第4章 インターネットを活用した情報公開の推進
今後の地方公共団体において電子的な文書管理システムを構築する際には、庁舎内外に所在する他の電子情報との連携を考慮することも重要なことであり、例えば、構築される電子的な文書管理システムを情報公開窓口と連動させるかどうか、連動させるとすればどのようなシステム構成が望ましいかなどが検討課題となる。第3章1節で記述したとおり、電子的な文書管理システムの役割は多様化してきており、住民に対して行政情報の閲覧・提供の便宜と機会創出が求められてきている。このような多様な目的を十分に踏まえたシステム構築が望まれる。
第1節 情報公開窓口の情報化の推進
情報公開法第38条は、開示請求をしようとする者に対する情報の提供について、行政機関の長に対して「開示請求をしようとする者が容易かつ的確に開示請求をすることができるよう、当該行政機関が保有する行政文書の特定に資する情報の提供その他開示請求をしようとする者の利便を考慮した適切な措置」を義務づけている。
地方公共団体における情報公開条例においても、国と同様に、行政情報の検索に必要な資料の作成と閲覧させる義務を規定している例が多く、ほとんどの地方公共団体では、行政文書ファイル管理簿(目録)を情報公開窓口などに配備し、開示請求者の閲覧に供しているのが現状である。
1 行政文書ファイル管理簿の作成と利用における問題点
多くの地方公共団体において、当該団体が保有している行政文書を住民が知る手掛かりとなるものは、情報公開窓口に配架された行政文書ファイル管理簿である。
行政文書ファイル管理簿には、文書件名及びその書誌事項(文書分類、所管課、作成者、作成時期・取得時期、保存期間等)が記載されており、開示請求者は必要に応じて行政文書ファイル管理簿を閲覧・検索して、開示を受けたい行政文書を特定し、情報公開窓口で開示請求を行うことになる。
行政文書ファイル管理簿の作成・利用に際しては、次のようないくつかの問題点が指摘されてきた。
・行政文書ファイル管理簿には、当該行政機関が保有するすべての行政文書が登録されている必要があり、その作成作業には職員の多大な労力を必要とする
