(3) 電子文書の原本性確保のための具体策
地方公共団体において構築する電子的な手段による文書管理システムには、電子文書の
ア 真正性
・ 権限を有する者によって作成された文書であることを保証すること
・ データの故意又は過失による虚偽入力、書換え、消去及び混同を防止すること
イ 見読性
・ データの内容を必要に応じ肉眼で見読可能な状態に容易にできるよう保証すること
ウ 保存性
・ 保存期間内において復元可能な状態に保つことを保証すること
が確保され、当該システムにて作成された電磁的記録は、法律の定める「文書」に準ずるものとして取り扱われる必要がある。
これは、「共通課題研究会中間報告」でまとめられた措置内容を参考に、システム面・運用面・設備面での十分な対策を講じることが、電子文書の原本性確保の問題への解決策となりうる。また、これらは基本的に地方公共団体におけるセキュリティ・ポリシーの一要素に位置付けられることが望ましい。
なお、セキュリティ・ポリシーとは、「どのような情報を何から守るのか」といったような情報システムに対する安全対策の方針をまとめたもので、セキュリティに一貫性を持たせるために必要となるものである。
