・ ネットワークなどを利用した円滑な文書交換を可能にすること(特定のアプリケーションに依存しない標準的なファイル・フォーマットであること、あるいは共通の文書型定義を備えていること)
・ 文書作成の際に、特別な負担を必要としないこと
・ 電子文書間の相互参照や連携などを可能にできること(構造化文書であること)
例：SGML、XML
イ 個別業務遂行のためのツールとして
・ 簡単、便利なアプリケーションであること
・ 標準化された電子文書形式への変換機能を設けること
例：MS-Word、一太郎、OASYSなどの汎用ワープロソフト
ウ スペース省力化等のための遡及入力
・ 電子文書のネットワーク配信などを踏まえて高圧縮、高解像度であること
・ 標準化されており、各種のツール類がサポートした電子文書形式であること
エ 行政文書の原本性の確保
・ 紙媒体の行政文書と同様に、行政文書としての価値、役割、効力を有することができること
これらの基本要件のすべてを満たし使いやすい製品は、残念ながら現時点では存在していないと思われる。
そのため、文書管理制度を制定する際には、現状の電子文書技術についても検討し、制度上必要となる要件に応じた電子化技術を採用することが重要である。ただし、その選択には、国の動向を始めとする地方公共団体を取り巻く環境や技術的な動向などを見据えて、十分な検討が必要である。
