1 行政文書の電子化に関する動向、技術的検討
自治省が平成10年10月に決定した「自治省行政情報化推進計画の改定について」によると、「行政の情報化により業務及び組織の改革を推進し、セキュリティの確保等に留意しつつ、紙による情報の管理からネットワークを駆使した電子化された情報の管理へと移行すること」としている。
また、平成7年から要請してきた「地方公共団体における行政の情報化の推進に関する指針」に関して、近年の動向を踏まえた今後の行政情報化推進における新たな方針として、平成11年3月に「地方公共団体における行政情報化の推進に関する調査研究会報告書」に取りまとめられている。
それによると、導入することが望ましいアプリケーションとして、文書管理システムが挙げられ「今後、より一層、電子的手段・媒体による円滑な対応が求められる」と、行政文書の電子化の重要性が指摘されている。更に「行政情報化の遅れは単に地方公共団体内部の問題にとどまらず、民間活動、住民生活の高度化を阻害する側面を持つことも十分認識する必要がある」として、行政情報化の更なる促進を促している。
地方公共団体においてはこのような動向を踏まえて、行政文書の電子化に取り組む必要がある。
(1) 電子化技術の種類
行政文書を電子化するに際しては、文書の目的・用途ごとに、文書の電子化技術の選択をすることが重要である。電子化技術には様々な種類があり、その形式や特徴は異なる。電子化技術の種類に関して、以下に整理し紹介する。
ア テキスト形式
(ア) テキスト形式文書
テキスト文書(最も標準的な文字コードだけで表現される電子ファイル)。固有のアプリケーションには依存せず、電子メールなどに利用されている。
(イ) HTML形式文書
(Hyper Text Markup Language。以下、「HTML」と記述する)タグ付のテキスト文書。標準として定義されたタグを使って、イメージデータやリンクなどを表現できる。
インターネット・ブラウザでの表示に利用される。
