イ 組織共用文書管理システム
地方公共団体が組織として共有する電子文書と紙文書の管理を行う。電子文書については、索引情報とともに電子文書の実体を管理し、紙文書については、その索引情報とともに紙文書の管理を行う。
更に、文書のライフサイクルを管理する機能として、文書の種類に応じて、自動的に回議・合議・決裁、供覧などのワークフロー処理を行う機能を有する。
草案段階文書管理システム及び保存文書管理システムとの連携機能を持つ。
ウ 保存文書管理システム
電子文書について、索引情報とともに電子文書の実体を長期的に保存・管理する。電子文書の保存に当たっては、真正性、見読性、保存性が確保される原本性保証機能をもち、電子文書の改ざんと消失防止を行うとともに、電子文書の長期保存を図るシステムとして位置づけられる。なお、原本性保証機能の詳細については、第3節2項に記述する。
組織共用文書管理システムとの連携機能を持つとともに、公文書館などとの連携が必要となる。
エ 行政文書ファイル目録データベース
草案段階文書管理システム、組織共用文書管理システム、保存文書管理システムで管理・保存される紙文書及び電子文書の索引情報や各種業務台帳類の管理情報を持つデータベースである。付帯システムとして索引情報などをキーワードとする検索機能、個人情報など保護すべき情報をマスキングする機能などを有し、行政文書の特定を補助する。情報公開窓口に設置する検索・閲覧用端末から利用するとともに、インターネットのホームページを通じて広く住民に対して行政情報の提供を行う情報提供系システム(WWWサーバ)との連携を図る。
