また、行政文書ファイル目録データベースは、情報公開あるいは情報提供の対象文書の索引情報(目録)を登録することを想定しており、各地方公共団体の規定・判断に基づいて行われることとなる。

　

図-7　情報公開に対応した文書管理システムのイメージ例

　

(4)　システムの概要

各々のシステムの概要を以下のように整理する。

ア　草案段階文書管理システム

職員がワープロなどで作成した草案段階の電子文書や収受した電子文書について、索引情報とともに電子文書の実体を管理する。文書の作成、登録、改訂、参照、削除などの基本機能に加え、索引情報管理、索引情報による検索、版管理機能などを有し、職員間での電子文書の共有、再利用を可能にする。これにより、職員の文書の作成支援と意思決定などの支援を行うシステムとして位置づけることができる。

組織共用文書管理システムと連携する機能を持つ。

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