イ 行政文書ファイル管理簿作成機能
庁内に保有する行政文書(電子文書及び紙文書)の索引情報及び所在情報などを、台帳、簿冊などある程度の関連文書のまとまりの単位にて目録化し、庁内LAN上あるいはWWW上で検索できるように公開する機能である。
この機能は、庁内におけるすべての文書の管理を適正に行う手段になるとともに、情報公開窓口あるいはWWW上にて開示請求者の行政情報検索を可能にする仕組みとなる。
ウ 情報提供系システムとの連携機能
地方公共団体の保有する行政情報の提供を充実させるために、インターネットのホームページを通じて広く住民に行政情報の提供を行うとともに、国や他の地方公共団体、関係団体との情報交換、情報の共同利用にも活用できる仕組みとして、情報提供系システム(WWWなど)との連携を図る機能である。
(3) 情報公開に対応した文書管理システムのイメージ
情報公開に対応した文書管理システムのイメージ例を、図-7に示す。
情報公開に対応した文書管理システムでは、文書の性質に応じて保存・管理の棲み分けを行うことが望ましいと思われる。
図-7のイメージ例では、3種類の文書管理システムと行政文書ファイル目録データベースで構成されている。文書管理システムは、草案段階文書管理システム、組織共用文書管理システム、保存文書管理システムの3段階としているが、これは必ずしも物理的に文書管理の保存媒体を区分する必要はなく、論理的な区分でも可能である。
文書の性質を構成する要素としては、文書のライフサイクル(文書の発生段階,文書の流通段階,保管・保存段階,文書の廃棄段階)、文書の成熟度(個人レベルの文書、小グループで内容共有、根回し済み、事実上の合意、事案決定手続終了)、文書の作成義務(職員又はグループの自発的文書、職務命令などによる作成義務、法令に基づく作成義務)などが考えられる。
地方公共団体の事務作業で発生する各種文書が、文書の性質を構成する要素のどの段階に当たるか、あるいはどの段階の文書管理システムの管理対象とすべきかは、各々の地方公共団体の規定・判断に基づいて行われることとなるであろう。
