(2) 情報公開に対応した文書管理システムに求められる機能
情報公開に対応した文書管理システムに必要とされる機能としては、表-3の機能に加え、次のような機能が考えられる。
ア 文書の性質に応じた分散管理機能
情報公開制度が未成熟な段階では、個人文書と組織共有文書の定義、公開文書・非公開文書の定義、意思形成過程情報の定義について明確にすることは困難である。
しかし、文書管理システムの構築に際しては、これらの定義がなされた場合にも対応可能なシステムとしておくべきであろう。そのためには、「文書のライフサイクル」「文書の成熟度」「文書の作成義務」などの文書の性質に応じて管理を行う文書管理システムの棲み分けを行う必要があると思われる。なお、この棲み分けは論理的なものであり必ずしも物理的に複数のシステムが必要であると述べているわけではない。
