イ ファイル基準表
ファイリング・システムでは、文書の発生から分類・保管・保存・廃棄に至る文書のライフサイクルを、一貫してファイル基準表に記録する。ファイル基準表には、個別のファイル又は簿冊単位まで細分類した文書分類と、個別フォルダー名(ファイル名)、保管場所や保存期間、廃棄記録などの管理情報が記録され、文書管理台帳としての役割を担う。また、情報公開制度の中では「情報公開目録」として情報公開窓口などに配備され、開示請求者の検索目録として活用される。
ウ 文書のライフサイクルを管理する制度
ファイリング・システムを運用するためには、文書のライフサイクルを管理するための制度の整備が必要であり、通常は文書管理規程により定められる。具体的には、ファイリング責任者とファイル担当者の配置、文書の保管用具や保管方法、保存期間、保存区分、ファイル基準表の作成義務、文書の引継ぎと移し替え、文書の廃棄などについて規定する。
地方公共団体によっては、文書そのものの管理をファイリング・システムにより行い、索引による保管・保存場所などの管理を電子的に行う方法を導入する例も見受けられる。
従来のファイリング・システムでは、ファイル基準表により、文書の発生から分類・保管・保存・廃棄に至る文書のライフサイクルを一貫して記録するが、索引による保管・保存場所などの管理を電子的に行う方法では、ファイル基準表の記録項目に該当する情報やその他の索引情報などを目録データベースとして電子的に蓄積管理する。この目録データベースを庁内LANを通して開放することにより、庁内における行政文書の所在情報の共有が図れる仕組みが構築できる。更に情報公開窓口に検索用端末などを配備することにより、開示請求者から行政文書の閲覧請求があった場合に、窓口職員が迅速に該当文書を検索し、開示請求者への応対が可能になる。
(2) 電子的な手段による文書管理システム
電子的な手段による文書管理システムは、行政文書の発生から保管・保存・廃棄に至る文書のライフサイクルに関連した文書事務を電子文書により的確かつ効率的に行うための情報システムである。
