(1) 組織・人事制度の改革
行政情報の共有がもたらす効果として、組織における意思決定システムの改善や機構の簡素化、合理化などが期待できる。これにより、従来の多階層型の重厚な組織構造に代え、軽快なフラット型組織への変革が可能になる。
(2) 業務プロセスの再構築
行政事務プロセスの見直しを行うことにより、職員の反復作業や重複作業の排除、個人管理となっている文書や資料の共有化、非効率的な手続や業務の排除、住民の視点からの事務の適正化(処理内容,手順,所用時間)など、行政事務の高度化・効率化、意思決定の迅速化、行政運営プロセスの効率化を図る仕組みが実現可能となる。
(3) 職員の意識改革
情報公開制度のもとでは、文書の概念を「行政事務の執行のための文書」という考え方から「住民などに公開するための文書」、ひいては「住民と共有する文書」という意識を持って行政事務を行う必要が生じてくる。
また、文書の作成においては、職員が一義的に作成又は収受した文書の情報公開の性質(公開・非公開・一部公開)を判断し、文書管理簿や文書管理システムに登録を行う必要がある。これにより、職員は自身の責務の元で自分の仕事について熟知することを必然的に求められるようになる。
(4) 職員の情報リテラシーの向上
文書管理システムや電子決裁システムなどの情報システムを導入した場合、文書事務に関係するすべての職員が使えることにより、初めてその効果が発揮できる。ただ単に操作が行えるだけではなく、すべての職員が蓄積された文書(情報)を有効かつ適切に取り扱い、共有する情報から政策判断などを行う知恵を取り出し、その知恵をもって行政事務に反映させられることが望まれている。
