(4) 文書事務の効率化と情報共有化の促進
情報公開制度が適切に機能していくためには、文書管理が適切になされることが不可欠である。例えば、ある地方公共団体の公文書公開審査会の答申にもあったように、「そもそもあるべき公文書がなかったり、所在が明確でない状態では,情報公開制度は機能しない。」との指摘がなされているが、妥当な指摘である。
文書を適切に管理するための具体的な方策の一つとして、文書の電子化、電子情報による施行、保存管理のシステム化など情報システムの活用を含め、文書事務の抜本的な見直しの実施が求められることになるであろう。
情報システムの活用事例として、政府で構想している「総合的な文書管理システム」を図-4に示す。改訂基本計画(平成9年12月20日 閣議決定)では、文書の管理・流通のシステム化について、「日々作成・入手される文書について、業務の処理手順、関係規程などの見直しを行いつつ、電子文書を含む文書のライフサイクル(作成、入手、決裁等事案決定手続、施行、保存、利用、廃棄)を通ずる総合的な文書管理システムを平成11年度(1999年度)までに整備する。特に、保有文書の的確な管理、必要な情報流通を促進するため、文書目録及び文書のデータベース化を推進する。」としている。
