(1) 文書管理規程の策定と公表
情報公開制度のもとで、行政文書を組織のものとして体系的に分類・作成・保存及び廃棄などを行っていくための文書管理規程を作成する上でのポイントを以下に示す。
ア 組織的に管理する対象文書の明確化
組織的に管理する対象文書の範囲については、従前の情報公開条例に規定された行政文書の範囲にかかわらず、説明責任の観点から「最も広義の文書」の範囲として、「打合せに用いた資料」「説明に用いた資料」など「組織的に用いられるものとして保有しているもの」を管理対象文書として捉えるべきである。そして、電子的な媒体に記録された文書もこれに含めるべきことは当然である。
イ 文書による記録の原則化
地方公共団体における行政事務は住民や関係者の権利・義務などに影響を及ぼすものが多く、これらの情報は、いつ、誰が見ても正しく同様に理解できることが重要であり、そのためには事務処理のプロセスを文書として記録することが最も確実な方法である。
事案決定や意思決定に関する情報は、住民にとっても極めて重要な情報であり、こうした情報についても文書により記録・保存することを原則とすべきであり、また義務づけることも必要である。
ウ 文書管理のシステム基盤の明確化
情報化の進展に伴い、地方公共団体における今後の文書管理は、文書の収受・作成から保管、保存、廃棄に至る文書の事務処理プロセスを総合的に管理する電子的な文書管理システムを基盤として行政文書の管理を行う団体の増加が推測される。
そのためには、文書管理規程上で電子的な手段による文書管理システムの利用を制度的に明確化することが必要である。
エ 情報化への対応
地方公共団体では、情報化の進展に合わせ、インターネットやケーブルテレビなどを活用したホームページによる行政情報の提供や、街頭や公共施設などに設置したキオスク端末による行政情報の提供、更に電子メールやファクシミリによる質問や相談、苦情などの受付と回答など、様々な情報メディアを活用した住民と行政間の情報の受発信(コミュニケーション)が見込まれる。
