(1) 行政事務の効率化を図るための文書管理の役割
従来から地方公共団体における文書管理は、行政事務の効率化を主たる目的として文書管理の適正化を図ってきている。行政運営の過程で発生した膨大な文書は、検索に手間がかかるうえ、保管・保存にも巨大なスペースを必要としている。行政事務の効率化を図るためには、職務上で発生する行政情報を文書化し、職員がその行政文書を共有し、迅速に流通させることが必要である。このために、庁内の事務処理で発生する文書の適正な管理を図ってきた。また、行政文書事務処理に要する時間の短縮を図るべく、作業プロセスの見直しを通じて重複作業の削減がなされ、あるいは、行政文書事務処理のための情報処理技術の導入も積極的になされてきた。
