文書交換システムは、将来的なシステムであり、そこで専用線やインターネットを経由した住民や企業からの文書(地方公共団体の情報キヨスク端末から住民の文書を含む)を収受する。これらの文書は基本的に到着後認証等の手段で送信元と受信元の確認作業を行い、原本性確保のため電子交換データベースで保存され、同様のものを文書管理システムにチェックインされる。また、同様に団体から発送する文書は、このシステムで電子署名され原本は電子交換データベースで保存され、同様のものを文書管理システムにチェックインされる。なお、既存システムとは地方公共団体における個別業務で構築されたもののことである。
また、情報公開に適切に対応するためには、次の二つのシステムを備えることが要求されるところである。
情報公開支援システムは、文書管理システムの文書管理データベースをミラーリングした情報公開管理データベースをもち、電子目録情報を編集するとともに、システムが個人情報等のタグによりマスキングをする。SGML/XML化文書によりリンクされることから検索が容易になる。また、情報公開請求受付の受理処理から審査状況、公開情報を管理する。過去の申請の処理経緯情報(開示、一部開示、非開示事由等)を管理し、情報公開可否審議を支援する。
クリアリング・システムは、先の情報公開支援システムと同様、電子目録情報を編集するとともに、クリアリング・データベースを生成し、住民にネットワークを介して、提供可能な行政情報の所在案内情報、提供可能な印刷物等の行政情報の所在案内情報の検索と情報を提供する。
情報公開支援システムと同様にSGML/XML化文書によりリンクされることから検索が容易になる。
