17. どの電子ファイル(電子メールのファイルを含む)を最初に削除すべきか事前に合意しておくこと。コンピューター・ディスク(ハードディスク、フロッピーディスクを問わず)から機密記録を本当にするには、専用のソフトウェアが必要だ。ファイルを削除しただけではそのファイルが占有していたスペースの再利用が可能になるだけで、情報を消去することはできない。
医療撤退計画
18. すべての事務所に、事務所から医療上の理由による撤退する場合の計画をもたせること。計画には、国内外の最寄りの医療施設情報、提供するサービスの種類とレベル、撤退の際の施設までの交通手段を含める(緊急事態管理官チェックリストに医療撤退計画の書式と撤退の際の意思決定フローチャート1が示されている)。
19. 各国のUNHCR事務所の所長(駐在代表または派遣代表、担当官)は、「新医療撤退計画」(IOM/104/94 FOM/107/94)と「極度の緊急事態における医療撤退――SOSアシスタンス」(IOM/FOM 26/95)の規定する状況が起きた場合、本部の意向を聞かずに職員の医療撤退を決定できる。これらのIOM/FOMは緊急事態管理官チェックリストに含まれている。医療撤退が認められるのは――
i. 全ての国際職員、コンサルタントおよびその家族。地元の医療施設が不適切なため受けられない(そして任地外における次の休暇以前に処置が必要な)重要な医療ケアの確保が目的である場合。
ii. 地元職員とその家族。人命が危険な状況の存在する大規模緊急事態、または職務中の病気・事故の場合。
さらに極度の緊急時には、SOSアシスタンス(SOS Assistance、世界中で緊急撤退サービスを24時間体制で行なう民間企業)を通じて撤退を手配できるが、料金が非常に高く、国連の保険でもカバーされない。人命が危険な状況、および疾病や負傷が深刻で通常の手段での撤退が組織できない場合に利用できる。SOSアシスタンスの支援を受けるにはパスワードが必要なので、事務所長は人事管理部から取得しておく。所長と副所長はパスワードを知っておく。
20. 医療撤退計画は関連するIOM/FOMを参照して策定し、UNHCRの計画健康調整官と医療関係のNGOの助言を求める。撤退が必要な場合は、国連の検査医師が、緊急性と必要設備について助言する。
移動管理計画
21. 車両の移動を追跡する必要がある場合に移動管理計画を策定し、車両および乗客の現在位置、予定時間からの遅れを確認する。通常、車両の現在位置を基地局に報告させるため、決まった時間の間隔で(30分毎、60分毎など)基地局が車両を無線呼び出しすることを計画に含める。現在位置情報はホワイトボードに記し、無線通信ごとに更新する。各車両の運転手は、目的地に安全に到着したことを報告する。
無線による定期連絡
22. 職員の現在位置と状況を把握する必要がある時は、無線による定期連絡を行なうべきだ。基地局からの無線呼び出しは、スケジュールに従って、または無作為に行なうことができる。
1 IOM/104/94 FOM107/94 に記載されている。
IOM＝Inter-Office Memorandum
IOM＝Field Office Memorandum
