□ UNHCRが調整のための会議を開き調整任務を果たせるよう、十分な広さの会議スペースがあること
□ 拡張の余地。緊急事態では職員数の変動が激しい。
□ 事務所の状態
66. 住居用建物(別荘・邸宅など)を事務所に使うのも一案である。
67. 事務所の建物を決めたら、政府、外交関係者、他の国連機関、NGOに通知し、近隣のUNHCR事務所や本部に関連情報を送る。
◆公用の輸送手段
(チェックリストの通信・輸送の項を参照。第18章も輸送業務全般を扱っている。)
車両
68. UNHCR職員にとって移動しやすいかどうかは非常に重要である。適切な種類の公用車を十分確保することに優先的に取り組む。車両の調達については、本部の供給・輸送課に相談する(詳細は第18章を参照)。車両が売却されたりUNHCRの管理下から離れる時(賃貸借契約の終了など)は、国連またはUNHCRのロゴやステッカーを必ず取り外すこと。マグネット・ステッカー(本部から入手)は簡単に取り外しができ、再利用もできる。
69. 本部への車両調達申請書には詳細事項を明記する。1)メーカー。2)ボディの形。3)ドア数。4)ホイールベースの長短。5)ハンドル位置。6)ガソリン車かディーゼル車か。特別オプションとして以下が必要かも知らせる。7)サンドタイヤ。8)予備燃料タンク。9)エアコン。10)ヒーター。11)地雷防護装置。12)盗難防止装置。現地調達を希望する場合は、市場価格(免税)と納期も知らせること。
70. 多くの国で、国連の公用車は燃料購入の際に免税処置を受けることができる。詳しい手続きは政府や他の国連組織にたずねる。過去の支払い分は往々にして返金してもらえない場合が多いので、最初からこの手続きに従う。
71. 公用車は、使用初日から運行日誌を付け、各車両の1日の走行距離と使用目的が分かるようにする。運転手と同乗者の氏名も記入する。走行距離は、購入した燃料と対照させて定期的にチェックする。
72. 車両が到着したら、直ちに保険に加入し登録することが重要である。現地事務所に割り当てられる公用車すべてに、信頼できる地元の保険会社を通じて第三者リスクもカバーする適切な保険を手配すること。
軽飛行機
73. UNHCRの事務所間で十分な連絡を取るには、軽飛行機を使うしかない場合もある。ニーズの把握や初期対応などのために一時的に必要な場合もあれば、既存の通信インフラが難民居住地までカバーしていなかったり、陸路による移動は距離が長く、不確実なために、長期的に必要な場合もある。治安上の配慮から必要な場合もある。
74. 必要な時に飛べるよう迅速な措置が不可欠である。初期段階では、あるいはニーズが短期的な場合は民間機をチャーターすることになるだろう(すでに国連で軽飛行機を所有していて余裕がある場合を除く)。地元に軽飛行機のチャーター会社がある場合は、その会社の信頼性について公平に意見を聞き、できる限り情報を集め推薦状と共に本部に送る。乗客保険の範囲も報告する。さらに、必要な週間飛行計画(首都〜X地間3往復、首都〜Y地間1往復、首都〜X地〜Y地〜首都1巡回など)と概算費用(全額または月額)も記載する。
