◆事務所の組織
(チェックリストの書類整理・作成および通信・輸送の項)
書類の整理と作成
76. 簡単な事務所用の連絡システムを直ちに整備する。整理箱(各職員と各協力組織用に1個ずつあてるのが理想)、ホワイトボード、伝言板を用意すればいい。こうすれば混乱する緊急事態の初期に、連絡上の問題を抑えられる。
77. 事務所を新設したら、直ちに適切な文書整理システムや記録管理体制を作る。付表2に、必要となりそうな物、および整理方法の手引きを示した。
78. ゴム印(受領日、ファイル名、実行担当官、注意書きなどを示す)は非常に役に立つ。送信文書には送信順に番号を付けると非常に良い。これは混乱する初期に特に有効だ。あらゆる文書はコピーをとり、テーマ別ファイルのほか日付順ファイルに保存しておく。
79. 予防処置として、不要になった書類や通信文は廃棄処分できるようにシュレッダーを備えておく。国によっては、古紙が販売され市場で包装紙に使われたりする。捨てられたUNHCRの書類がこのような形で使われないよう注意しなければならない。
通信
80. 通信のニーズについては、通信の章で詳述する。以下に、新しい事務所用の簡単なチェックリストを示す。記載の順番は優先順位を示すものではない。
□ できるだけ早く通信網関連のニーズを把握する(無線、電子メール、通信衛星など)。
□ 必要なら地方通信担当官(RTO = Regional Telecommunications Officer)や本部通信課の支援を受け、関係省庁官庁から必要な設備機器の使用許可を取る。
□ 電話やファクスをすぐに使えるよう手配し、本部(適宜、近隣のUNHCR事務所にも)に番号と設置場所を知らせる。
□ 最初から送受信を管理・記録する。
□ 事務所・本部間の文書発送システムを確立する。
□ 事務所の場所を決める際に、通信のニーズに配慮する。
□ 郵便局で私書箱番号を取得し、本部(および地元当局など)に通知する。
□ UNHCR通信網が設置できたら、政府、UNHCR本部、近隣のUNHCR事務所、外交団体などに通知し、国内の電話帳、地元の国連・外交関係リスト、UNHCR住所録などに正しく掲載されるようにする。
主な参考文献
Checklist for the Emergency Administrator, UNHCR, Geneva, 1998 (and updates).
Most Frequently Purchased Items, UNHCR, Geneva, 1998 (updated annually).
