支払い伝票には、支払い認可(LOI・ABOD・PT8〈旅行許可書〉)を付記することが重要である。緊急事態用のために特に作られた「小型伝票」(F.11)は、辺地のフィールド担当官も使える。本部からの資金補充以外の入金には、すべて正式なUNHCR領収伝票を発行し、現金出納帳に記録する。同様に、小口現金の支払いも小口現金出納帳(HCR/ADM/800)に記録しなければならない。すべての支払い伝票や出納帳への記録には必ずUNHCR勘定科目コード表やPT8に記載されている勘定科目コード、またはLOIに付記されたプロジェクト記号を記録し、これに基づき取り引きの借り方／貸し方記入を行なう。
51.
緊急事態下でどんなに忙しくても、貸借勘定は必ず最新のものに更新し、毎月期日までに精算しなくてはならない。
これを怠ると銀行口座への資金補充が遅れるばかりでなく、本来必要とされる仕事よりもはるかに多くの手間が必要となることが、経験上分かっている。
◆非消耗品と事務用品
(チェックリストの財務・設備機器・供給物資の各項を参照)
非消耗品(non-expendable property)
52. 事務所用家具・機器を購入する権限は、ABODによって与えられる。購入品の価格が本部の供給・輸送課2を通じて購入する価格より高くても、15パーセント未満なら現地事務所が地元または近隣地域で購入できる。
53. コンピューター機器、車両、通信機器、保安設備を調達する時は、UNHCRの仕様規格と一致させるために本部と調整する。現地調達を検討し、価格が上記の15パーセントの範囲以内におさまる場合は、現地事務所は調達品の仕様とともに3通の見積もり状を本部の供給・輸送課宛てに送付して承認を受ける。
資産管理システム
54. 資産管理システム(asset management system)は、資金源や利用者に関係なく、UNHCRが所有する(耐用年数1年以上の)全ての非消耗品(全ての車両、通信、コンピューター機器、家具・事務機器、診療所・事務所・病院などの建物、浄水器・建設機材など)を管理するコンピューター・システムであり、国の事務所レベルで少なくとも1台のコンピューターにインストールしておく。事業規模を考え、国内の他の事務所にもシステムをインストールする必要があるかを最初に判断する。事務所には、システムのマニュアル、バーコード・ラベル、データ入力フォーム(本部の資産管理部門から入手)も備えておかなければならない。
55. 資産を購入した時は、1)地元で、2)近隣地域で、3)本部を通じて、あるいは、4)UNHCRの資金提供で実施協力機関が購入した場合も、バーコード化して資産管理システムに登録しなければならない。
56. コンピューターや通信機器など本部が管理する備品から物資を調達した場合は、詳細情報を資産管理システムに取り込むため、関連データを記録したディスクが現地事務所に送られる。
2 本部経由で入手できる物品の価格は、UNHCRのCatalogue of Most Frequently Purchased Items, UNHCR, Geneva(定期的に更新)やIAPSOの『Catalogue of Office Equipment, IAPSO』(定期的に更新)に記載されている。
