45. 管理運営費もプロジェクト費も、地元のUNHCRの銀行口座を通じて支払われる。口座が開設されるまではUNDP(国連開発計画)を通じて地元で支払われる。後者の場合、UNHCR本部がUNDP本部と取り決めをして、UNHCRの代わりに地元のUNDP事務所に支払い承認が与えられる。UNDPとの精算には、通常、1万米ドル未満の金額について国連機関の間で使われる支払い伝票(IOV = Inter-Office Voucher)を使い、大口の場合はニューヨークのUNDPに資金を特別に振り込む。原則として、100米ドル相当を超える支払いには小切手を使う。地元の事情によりこの限度額を超える定期的な現金支払いが必要な場合は、本部の承認を得ること。
銀行口座
46. 現地のUNHCRの銀行口座(bank account)は、現地事務所の推薦に基づき財務課が開設する。銀行は、評判、アクセスの良さ、サービス内容、手数料などを考慮して選ぶ。他の国連機関、外交関係者、NGOにも相談する。以下の情報が必要となる。
i. 銀行の正式名称
ii. 所在地、電話番号、テレックス・ファクス番号
iii. 口座の種類と通貨
iv. ニューヨークまたはスイスの取り引き銀行
v. 小切手1枚の最高限度額
vi. 銀行口座の利用に際し、署名人として登録されるべきUNHCR職員の名前
vii. 1回目の送金額
47. 銀行署名人は財務課が指定する。通常、UNHCRの銀行口座を利用するには2名の署名が必要だが、例外的に担当官1名の署名で認められる場合もある。
小切手帳の安全確保には、特に注意しなければならない。
小切手にはUNHCRの文字を入れ、連番を付し、受け取ったら確認し、事務所の指定する職員が金庫に保管しなければならない。どのようにしても実行できないという理由がない限り、小切手には必ず受け取り人の氏名を記入し、線引きをして使うこと。いかなる場合も白紙の小切手や一部にしか記入していない小切手に署名してはならない。
48. 通常、現地事務所は非居住者用の現地通貨口座を一つ持つ。ただし、場合によっては非居住者用の米ドル口座や、居住者用の現地通貨口座の開設も必要な場合がある。為替管理規則上の問題が生じたら、直ちに本部の財務課に連絡する。現地事務所は、UNHCR資金の送金や換金が最高の条件で行なえるようにする。
為替レート
49. 市場の為替レート(exchange rates)と国連レートとの間に大幅な(3パーセントを超えた)差がある場合は、国連レートの修正を求める。地元のUNDPや他の国連機関と調整し、ニューヨークのUNDPに対し要請を行なう。その際、過去60日以上の為替変動を簡単に説明する。必要ならUNHCR本部に間に入ってもらう。
会計手続き
50. UNHCRの会計手続き(accounting procedures)は将来変更される可能性がある。現在、現地事務所が銀行口座を持つ場合は、各口座の全取り引き内容を毎月本部に報告しなければならない。これは管理運営費とプロジェクト費の両方に必要な手続きである。最も重要なのは、正しい裏付けのある支払い伝票を作成し、速やかにコンピューター会計システムに入力することである。まだこのシテムをインストールしていない場合は、手動式の支払い伝票(F.10)を作成し、現金出納帳(HCR／ADM／800)に直ちに記録する。
