22. 援助提供にかかわる政府との合意は、その国におけるUNHCRの駐在に関する管理運営合意とは全く別のものである。この管理運営合意(「UNHCR協力合意〈UNHCR Cooperation Agreement〉」と呼ばれることが多い)の締結が必要な場合は、本部から特別な指示が出される。この件ではUNHCRのChecklist for the Emergency Administratorのannexも参照する。
同意書
23. 実施協力機関が合意締結の前に援助を開始しなければならない場合は、「合意書締結の相互同意書(Mutual Letter of Intent to Conclude Agreement)」を調印することにより資金の支払い限度を承認できる。これは合意書の詳細を詰める時間ができるまでの暫定合意である。同意書は、いくつかの基本条項を盛り込む必要がある。付表1に、同意書の書式の例と基本的な条項を示した。
合意書
24. 合意の形態は、状況および実施協力機関によって異なる。合意書には2種類の書式がある。二者合意は政府または非政府組織が実施するプロジェクトに関するもの。三者合意は非政府組織が実施するプロジェクトに関するもので、庇護国が第三署名者となる。UNHCRを代表して署名する者はELOIまたはLOIの名宛て人である。合意書は各当事者の任務を規定する。その任務とは援助計画に対する政府の供与(土地、サービス等)、救援物資の輸入・輸送を円滑にする業務(通行・着陸権、租税・関税の免除など)などである。
実施協力機関の管理運営支出
25. UNHCRは、実施協力機関が難民援助計画に自らの資源を提供すること、そしてその運営費用、特に本部の運営費用をまかなう能力を開発することを期待する。しかし特定の運営費用は、UNHCRに対し正当に請求できる。運営費用(事業費用に対する)の定義は、運営費用に適用されるガイドラインとともにUNHCRマニュアル第4章に示されている。
UNHCRの直接支出
26. 多くの場合、UNHCRは援助計画の直接実施に加え、プロジェクトへの直接支出を必要とする。これにはUNHCRによる国際調達、現物寄付の通関・貯蔵・国内輸送費用、難民所在地のUNHCR現地事務所が行なう初期の直接事業支出が含まれる。
調達
27. UNHCR代表は、一定の限度額(1998年時点で10万米ドル)内ならば、特別な本部からの承認なくして、物資とサービスの調達契約(または一連の関連する契約1)を結ぶことができる。ただし、適切な権限(ELOIなど)と手続きに従わなければならない。
28. UNHCR代表が上記の限度額を超える契約(または一連の関連する契約)を結ぶ必要がある場合は、本部または現地契約委員会の承認を得なければならない。現地契約委員会は必要に応じて(例えば必要な物資やサービスが現地で入手できる場合の緊急事態の初期に)設置される。ただし設置には本部の(付表2の手続きに従った)承認が必要である。
29. UNHCR代表は、いかなる物品またはサービスを調達する場合も、競争入札などの方法で、入手可能な選択肢を対象に適正な査定を行なわなければならない。
1 関連する購入とは、過去90日以内に供給業者と結ばれた10万ドル以上の契約をいう。ただし契約委員会が承認した契約は含まない。
