1. 会議の目的を明確に設定する
・ 会議が必要な理由と期待する成果(連絡、問題解決、計画立案、意思決定など)。
・ 誰が会議に出席すべきか。
・ 正式会議、非公式会議どちらにするか。
2. 議題を準備する
・ 明確な目的と各事案のおおまかな討議時間を記載した議事進行表をあらかじめ作成する。
・ 議事進行表に会議が必要な理由を明記する。
・ 議事進行表は現実的で(議題は多すぎないこと)適切な討議順序であるようにする。
・ 複雑で重要な問題は早めに処理する(一番最初は素早く、簡単に処理できる事案を処理する)。
・ 会議が1時間以上にわたる場合は休憩をとる。
・ 情報交換と意思決定を区別し、それぞれ別の会議を開く。
3. 記録作成
・ 詳細な議事進行予定、参加者リスト、背景資料(前回の議事録など)を、あらかじめ(ただし早過ぎないこと)回覧する。2〜3日前が理想。
・ 会議の開催日時、場所、所要時間を明記する。
・ あらかじめ視聴覚資料を用意する。
4. 座席配置
・ 円卓または長方形のテーブルを選ぶ。
・ コミュニケーションが難しくなるため、細長いテーブルはなるべく避ける。
・ 非公式会議では、フリップ・チャートに対して椅子を半円形に並べるのが理想。
・ お互いの顔が見えるようにする。
・ 隣の人と近づきすぎたり、離れすぎたりしないようにする。
5. 会議中
・ 定刻に開会する。
・ 出席者に知らない者同士がいたら自己紹介させる。
・ 会議の目的をはっきりさせ、議題と時間配分を確認する。
・ 会議の実施方法(方法論)を説明する。
・ 報告者または事務担当者を確認する。
・ 議題に対する賛否を問い、些細な変更なら同意を得て柔軟に対応する。
・ 必要なら、これまでの会議で決められた活動事項を再検討する。
・ 参加者全員の注目を確認し会議を始める。
