6. 会議中、議長や進行役は以下に注意する
・ 議論に個人的な参加はしない。
・ 会議の目的を総合的にとらえる視点を保つ。
・ 議論の筋道を忘れない。
・ 議事進行表に忠実に(ただし、議題の範囲内では柔軟に)。
・ 情報と意見の発表を求める。
・ キーポイントをまとめ、再提示する(報告者か秘書にフリップ・チャートを使わせ、要点を記録させる)。
・ 必要事項は明確にし、詳述する。
・ 重要な事案に集中し、脱線しない。
・ 合意を取り付ける。
・ 参加者全員に発言の機会があるようにする。
・ 合意された任務(議案ごとの行動、責任、日程)の担当と期限を決める。
・ 次回会議の日時と場所を決める。
・ 明確で肯定的な雰囲気で、定刻通り会議を終了させる。
7. 会議後
・ 会議の記録をつける。以下の基本事項を含める。
i. 出席者リスト。通知されたが出席しなかった人も記録する。
ii. 議題ごとの結論、決定、勧告事項、必要なフォローアップ作業。作業責任者と期限も含める。
iii. 次回会議の日時と場所。
注意：小グループでの作業
大規模な会議(参加者が12名以上)で議論が長くなる場合は、参加者を小グループに分けると効果的な場合がある。テーマによっては、特定の問題について踏み込んだ議論ができ、問題解決も促せるだろう。
