シート94
電話のかけ方
電話は組織の見えない窓口です。テキパキしたさわやかな電話のかけかたは、相手によい印象を与える一方で、態度や要領が悪いために、職場の信用を損なうこともあります。
1 まず十分な準備を
(1)相手の番号をよく確かめてから受話器を取りましょう。ひんぱんに電話する相手の電話番号の一覧表を作っておきましょう。
(2)相手の職名・名前を確かめておきましょう。
(3)用件の要点を5W1H式に順序よくメモしておきましょう。
(4)メモ用紙、筆記具、必要な書類・資料をそばにそろえておきましょう。
2 相手が出たら
(1)相手が出たらすぐ所属名や名前を名乗り、明るくあいさつをしましょう。
(2)相手を確かめてから本論に入りましょう。
(3)まちがってかけた場合には、ていねいにおわびをし、相手が切ってから受話器を置きましょう。
(4)用件は要領よく話しましょう。始めに話の要点を伝えてから用件に入ると、相手も戸惑わず、要領のよい話ができます。また、必要以上の長電話は避けましょう。
(5)内容が込み入っているときは、一通り話し終わってから要旨を繰り返しましょう。
(6)こちらが急用でも、相手に「今、お話ししてもよろしいですか」と確認してから話すようにし、忙しそうであれば要点のみ簡潔に述べて、詳細は後でかけ直すようにしましょう。
(7)聞き取りにくい場合は、「電話が遠いのですが」などと伝えましょう。
(8)途中で切れたときは、かけた方からかけ直し、相手のミスで切れたとしても、「途中で切れまして大変失礼しました」などと言い添えましょう。
(9)用件のある人が不在のときは、伝言を依頼するか、後でかける旨を告げます。先方からかけてもらっても失礼にならないときは、こちらの電話番号、氏名を告げましょう。
(10)話が終わったら適切なあいさつをして、静かに受話器を置きましょう。
3 留守番電話・ファクスでの注意
留守番電話やファクスで送信する場合には、本人が受け取る前に他人が聞いたり、見たりするおそれがあるので、注意が必要です。留守番電話では、他人に聞かれるとまずい用件の場合には、概略のみにとどめ、後日改めて連絡しましょう。ファクスでは、いきなり送るのではなく、事前にこれから送付する旨相手に伝えておきましょう。
