シート22
(2)会議参加者
参加者全員が与えられた目的を達成しようと会議に意欲的に参画し(集団参加)、与えられた課題について、自分の知識や経験を生かして熟慮し(個人思考)、考えたことを発表して意見の交換を行い(集団討議)、全員あるいは大多数の参加者の同意のもとに、最も有効で質の高い結論を見いだそうとする努力がなされなくてはなりません。
そのために参加者は、以下の心構えを持って会議に参加しなければなりません。
・遅刻しないよう、集合時刻は必ず守る。
・事前準備を十分に行う。
・自分の意見は、十分考えたうえで全員に向かって率直に述べる。
・ときには自らの意見ではなくても、あえて異見を提起し、様々な視野から検討を加える。
・話を長時間独占しない。
・発言者の意見をよく聞き、理解する。
・発言者と見解を異にする場合は、相手の立場になって再考して食い違いの原因を探る。
・細かいことにこだわらず、大局的な立場から建設的な方向へと討議を展開する。
・決定事項と単なる発言とを区別する。
・座席をはずさないようにする。
・会議の進行について司会者に常に協力する。
(3)司会者
会議は、参加者全員の共同作業であり、組織的に進めることが必要です。そのためには、司会者の役割が重要で、司会者は下記のような点に留意して、会議を進行する必要があります。
・会議の主催者と十分事前に打ち合わせし、議題を確認し、時間配分、説明者などを決めておく。
・会議の出席者の立場、議題についての関心の所在、意見の内容、人柄などを研究しておく。
・司会者が電話のため中座したり、呼び出されないようにする。
・発言等のルールを徹底する。長々と発言する者に対しては、適宜切り上げさせる。
・発言者の役職によって異なる扱いをしたり、少数意見を無視したりせず、公平な会議の進行に努める。
・感情的にならない。
・話しやすい雰囲気を作る。
・司会者自らが自分の意見を述べ過ぎない。
・十分な議論が尽くされていないのに、結論を押しつけるようなことはしない。
・会議の結果を総括し、出席者に確認させる。
・会議の経過や結果の議事録を作り、いつでも参照できるように配慮する。
