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シート21

 

よりよい報告

 

報告を行う際、報告を受ける際には、コミュニケーションの円滑化のための一般的な心がけのほか、次のことに注意する必要があります。

 

1 報告のしかた

 

(1)仕事が終わったら、必ず命令した人に報告する。

(2)長期間にわたる仕事を行っているときや、状況が著しく変化したときには、途中でも報告する。特に、悪い情報ほど早めに報告すると

(3)情報の出所をはっきりさせるなど正確に報告すると

(4)内容が正しく、効果的に伝わるように報告する。たとえば、

・結論をはじめに話す

・表現を簡潔にする

・誤解の生じる表現は避ける

・事実の説明と自分又は他人の意見や判断とをはっきり区別する

・聴覚、視覚などできるだけ感覚に訴える

 

2 報告の受け方

 

(1)部下が報告しやすい雰囲気を作る。

・何をいつどのように報告すべきかを明示する

・適切な報告を行うために必要な情報を与える

・悪い情報でもこころよく受け入れる

・報告を受ける機会を作る

・報告に基づいて自分が行動した場合には、その結果を部下に知らせる

・権威的な態度をとらず、援助しようという気持ちを持つ

(2)報告のよい聞き手となる。

・部下の報告を早飲み込みせずよく聞く

・自分の興味や関心のある事項にとらわれた解釈をしない

・事実と部下の意見や推測との区別を明確にしながら聞く

・報告の内容を視野や観点を変えて考えさせる

・報告が終了した後には部下の労をねぎらう

 

 

 

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