シート21
よりよい報告
報告を行う際、報告を受ける際には、コミュニケーションの円滑化のための一般的な心がけのほか、次のことに注意する必要があります。
1 報告のしかた
(1)仕事が終わったら、必ず命令した人に報告する。
(2)長期間にわたる仕事を行っているときや、状況が著しく変化したときには、途中でも報告する。特に、悪い情報ほど早めに報告すると
(3)情報の出所をはっきりさせるなど正確に報告すると
(4)内容が正しく、効果的に伝わるように報告する。たとえば、
・結論をはじめに話す
・表現を簡潔にする
・誤解の生じる表現は避ける
・事実の説明と自分又は他人の意見や判断とをはっきり区別する
・聴覚、視覚などできるだけ感覚に訴える
2 報告の受け方
(1)部下が報告しやすい雰囲気を作る。
・何をいつどのように報告すべきかを明示する
・適切な報告を行うために必要な情報を与える
・悪い情報でもこころよく受け入れる
・報告を受ける機会を作る
・報告に基づいて自分が行動した場合には、その結果を部下に知らせる
・権威的な態度をとらず、援助しようという気持ちを持つ
(2)報告のよい聞き手となる。
・部下の報告を早飲み込みせずよく聞く
・自分の興味や関心のある事項にとらわれた解釈をしない
・事実と部下の意見や推測との区別を明確にしながら聞く
・報告の内容を視野や観点を変えて考えさせる
・報告が終了した後には部下の労をねぎらう