しかし、何でも会議を開いて決定しようとしたり、その仕事に関係の薄い人までも招集したり、だらだらと意味もない会議を行っている場合も少なくないようです。確かに会議は重要で有効なコミュニケーション手段ですが、多くの人が関与するだけに、効果的・効率的に実施するためには十分な注意が必要でする
(議論のポイント)
・あなたが経験した効果的・効率的でない会議にはどのような会議がありましたか。
・会議をより効果的・効率的に行うためには、どのような点に留意したらいいでしょうか。
・会議の司会者になったら、どのような点に注意したらいいでしょうか。
シート22 効果的な会議とするために
2-11 事務用機器
事務の能率化といえば、事務の機械化が思い浮かびます。それほど事務用機器は仕事の能率化に欠かせないものになっています。しかし、機器を導入したはいいが、十分活用されていなかったり、保守点検ができず、故障したまま放置されているケースも多いのではないでしょうか。
(議論のポイント)
・事務用機器を活用するためにはどのような,点に注意したらいいでしょうか。
・各職員にパソコンを配備して、ネットワークを構築することにより、業務遂行方法はどのように変化し、それに対して、監督者はどのように対応したらいいでしょうか。
シート23 事務用機器の活用
シート24 ネットワーク化と業務遂行方法の変化
2-12 文書管理
職場には大量の文書が溢れています。その中には、秘密文書、重要性に乏しい文書、保存すべき文書、その場限りの情報を知らせる文書など、様々な文書が混在しています。こうした大量かつ混在した文書を整理し、必要な文書・情報をすぐに取り出せるようにすることは、事務効率の改善にとって大きなポイントです。
(議論のポイント)
・あなたの職場ではどのような文書管理システムを採用していますか。また、文書管理についてどんな点に苦労していますか。
・文書管理システムを構築、維持するためにはどのような点に注意したらいいでしょうか。
シート25 文書管理
2-13 生産性
公務は民間に比べると、生産性が低いと言われることがあります。確かに、公務につvヽて生産性を測定することは困難な面がありますが、だからといって、公務が生産性に無関心でいいと言うことにはなりません。特に監督者は、組織全体の生産性向上を念頭に置きながら、業務を管理することが大切です。
