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要介護認定を受けられなつかた住民は、市町村が独自に行っている福祉サービスを受けるために市町村の相談窓口や最寄りの在宅介護支援センターに相談を行うことになる。
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相談窓口や在宅介護支援センターでは、来談者に関する個人情報や身体・精神状況に関する情報、要介護認定結果の情報等を参照の上、市町村が提供する福祉サービスの内容やそれらに該当する可能性があるかなどのアドバイスを実施する。
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市町村の福祉サービスを希望する住民が、市町村に対して福祉サービスの申請を行うことにより、市町村は、申請者へのアセスメント調査を行いサービスの必要性の判定を行う。アセスメントを行う場合は、申請者に関する個人情報や過去の福祉サービス給付状況等の福祉情報を参照し、新たに行った調査結果などについて情報の更新を行う。
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市町村が、福祉サービスが必要と判定した住民に対してのケアプランは、市町村が業務を委託している在宅介護支援センターが中心となって作成する。
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在宅介護支援センターは、サービスを受ける住民に関するする個人情報やアセスメントの結果等の福祉情報などを基に、適切なサービスを提供するために関係するサービス提供事業者の情報(例えば、サービス内容や要員のアサイン状況、サービス提供内容に対する過去の苦情情報等)を確認の上、事業者を選定、サービス担当者会議によりサービス実施計画を作成する。
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市町村の独自の福祉サービスを受ける住民が要介護認定や個人的な福祉サービスを受けている場合は、関係するケアマネジャーとの協議を行い適切なスケジュールを計画する。要介護者に関するケアプランやサービス実施計画については、サービス情報として参照することが可能である。
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ケアプランやサービス実施計画は、後日、サービス提供を実施する上で参照できるようにサービス情報として登録更新する。また、これらの情報は、地域の健康管理指導を行っている保健センターの保健婦等も参照することにより、住民への訪問日の選定やサービスを受けている内容などの確認を行うことが可能である。
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サービス提供事業者は、サービス実施計画に基づきヘルパーや施設等のアサインスケジュールを確定し、アサイン情報を関係機関間で共有できるようにサービス資源情報として登録・更新する。
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