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要介護認定を受けた申請者は、ケアプランを作成すために手続きの仕方や作成を依頼する事業者に関する情報を入手するために、市町村の相談窓口や最寄りの在宅介護支援センターに相談を行うことになる。
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相談窓口や在宅介護支援センターでは、要介護認定者に関する情報を参照の上、サービス資源情報から居宅介護支援事業者に関する情報を提供し、ケアプラン作成のためのアドバイスを実施する。
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要介護者や近親者が、直接、居宅介護支援事業者に関する情報を入手できる場合は、要介護者にとって適確な事業者を選定の上、ケアプラン作成のための依頼を行う。
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ケアプラン作成の依頼を受けた居宅介護支援事業者は、要介護者の要介護認定ランクや身体・精神状況等に関する情報を入手し、アセスメント作業を行う上での参考とする。
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アセスメント結果は、要介護者の個人情報及び福祉情報としてサービスを提供する関係機関で参照できるように情報の登録更新を行う。
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ケアプラン作成に当たっては、介護支援専門員が要介護者に適切なサービスを提供するために関係するサービス提供事業者の情報(例えば、サービス内容や要員のアサイン(手配)状況、サービス提供内容に対する過去の苦情情報等)を確認の上、事業者を選定、サービス担当者会議により要介護者に適したサービス実施計画を作成する。
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要介護者が個人的な福祉サービスの給付や市町村の何らかの福祉サービスを受けている場合は、関係するケアマネジャーとの協議を行い適切なスケジュールを計画する。要介護者に関するケアプランやスケジュール実施計画については、サービス情報として参照することが可能である。
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ケアプランやサービス実施計画は、後日、サービス提供を実施する上で参照できるように要介護者ごとのサービス情報として登録更新する。また、これらの情報は、地域の健康管理指導を行っている保健センターの保健婦等も参照することにより、要介護者への訪問日の選定やサービスを受けている内容等の確認を行うことが可能である。
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サービス提供事業者は、サービス実施計画に基づきヘルパーや施設等のアサインスケジュールを確定し、アサイン情報を関係機関間で共有できるようにサービス資源情報として登録・更新する。
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