また、システム上の用語(データアイテム)の統一だけでなく、もし、各業務の職員が用いていた事務用語が異なるのならば、総合窓口化を機に用語の統一を行い、異なる用語の使用により発生する事務処理ミスのリスクをなくすことは必要であると考えられる。
5-2-2 総合窓口運用面の課題
総合窓口運用面の課題として、「住民の窓口集中」、「管理運用体制の充実」、「関連担当者等への研修」等を述べることとする。
● 繁忙期の住民の窓口集中にともなう住民の待ち時間の増加は、解決を図るべき重要な課題の一つである。
● 情報管理主管部門は、情報システムの「トラブルの事前体制」と「実際のトラブルヘの対応」をマニュアル化し、各原課に対して充分理解させる必要がある。
● 総合窓口に関連する職員は業務に関する広範な知識を要求されることから、定期的な研修(研修マニュアルの作成)が必要である。
● 住民の窓口集中
繁忙期に住民が窓口に集中することによる住民の待ち時間の増加は、なんらかの形で解決を図る必要がある。なぜならば、住民サービスの向上を目的として、住民の複数手続を一カ所にするワンストップサービスを実施したにも関わらず、繁忙期には住民が長時間待たされることは極力避けなければならないからである。住民の待ち時間の短縮化のために、コンピュータの処理能力を向上させることは有効な方策であるが、それ以外にも有効な手だては考えられる。それは、総合窓口のレイアウトを改善することである。
