この住民登録証票の発行方式を導入する市町村役場は、登録情報を入手できる対象を合法的な関係者に限定されるよう監視しなければならない。このため、利用者が、住民登録証票を申請する住民の氏名、身分証明書番号、住所を記載し、また未成年者の場合は氏名、出生日も記載することは不可欠であると見なされる。一家族全体に関する住民登録証票を取得するためには、その家族の成年者すべての氏名、身分証明書番号、または出生日の記載を要求しなければならない。
公的登録情報を知ることができる人物を特定する「合法的関係者」という概念は正確に定義することが困難である。住民登録に関しては、考慮すべき基準として地方自治基本法の新第16.3項で確定されている。
それによると原則として3種類の合法的関係者しか存在しない。
住民登録データが言及する居住者本人。居住者は本人、または法的、自発的代理人を通じてその情報を取得することができる。
法的責務を遂行する上で、また住居または住所が重要なデータとなっている案件を取り扱うために住民登録情報を必要とする行政の要請を受けた当局。このような当局の例として公的統計の作成に従事する公的組織の責任者があげられる。
判事および裁判所：「すべての住民、公的・私的機関は法律の定めるところに従い、憲法と法律が定める例外を除き、訴訟手続きおよび決定事項の行使のため判事と裁判所が要請する協力を提供する義務を負う」(1985年7月2日の司法組織法第6/1985号の第17.1項)。
判事および裁判所の場合、法的命令によって許可を受けた者しか正当と認められないことを市町村役場の管理者は明確に認識しなければならない。被登録者とは異なる人物がある法的訴訟を起こし、または起こす予定であることを証明するだけでは不十分である。市町村役場に住民登録証明の発行を命ずる判事または裁判所の命令状を提示する必要がある。この場合、発行する書類は法的証拠となるため、明らかに住民登録証票だけでは十分ではない。
7. 住民登録に関する住民の情報
地方自治体の人口と区画設定に関する規制の第69.3項は、少なくとも5年に一度は住民に対してその登録状況を通知する義務があると定めている。
一方、同規制の第61条の最後の段落では、住民がそのデータの修正を市町村役場に
